Właściwe dobrana szafa na dokumenty, powinna być dostosowana do rodzaju przechowywanych przez nas dokumentów. Dla zwykłych faktur, ofert czy innych mniej istotnych pism, najlepsze będą proste rozwiązania, które nie posiadają skomplikowanych zabezpieczeń i w zupełności wystarczy w nich prosty zamek na klucz. Jeżeli jednak potrzebujemy szafy na dokumenty poufne, które należy chronić przed dostępem osób trzecich, konieczne będzie wykorzystanie bardziej lub mniej skomplikowanych zabezpieczeń.
Idealna szafa na dokumenty do twojego biura
Szafy metalowe na akta, czy też inne dokumenty dostępne są w wielu różnych wzorach, dlatego warto zadbać o to, aby poza funkcjonalnością pasowały również do charakteru pomieszczenia, dzięki czemu będzie prezentowało się ono profesjonalnie.
Metalowe szafy na dokumenty takie jak: szafy kartotekowe B5, szafy kartotekowe A4, szafy aktowe na akta personalne, szafy na segregatory są najczęściej zamykane są na klucz, dlatego też warto w takie modele zainwestować. Pozwalają one bezpiecznie przechowywać dokumenty, w których znajdują się mniej istotne pisma czy faktury i oferty, jednak zamknięte na klucz będą zawsze na swoim miejscu. Jeżeli potrzebne są nam szafy metalowe aktowe, wówczas warto wykorzystać modele wzbogacone w ryglowane drzwi, które zapewnią pełne bezpieczeństwo np. tajnych danych, akt itp. Szafy metalowe kartotekowe dla formatów B5 i A4 nie zachwycają być może swoją prezencją, jednak dobrane w kolorach pasujących do pomieszczeń biurowych, będą prezentować się estetycznie i schludnie. Warto też wspomnieć o szafach na segregatory, które zastępują regały, gdyż obecnie po wprowadzeniu RODO dokumenty przechowywane w segregatorach nie powinny stać na regałach. Regały nie są zamykane i nie chronią przed niepowołanymi osobami.
Najlepszy wybór szafek na akta medyczne lub pracownicze
Szafy metalowe na akta medyczne czy teczki pracownicze, czy też szafy na kartoteki pacjentów, w których znajdują się informacje poufne, należy zabezpieczyć przez zniszczeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych. W zależności od tego czy szafy metalowe będą przeznaczone na karty pacjentów czy też na inne dokumenty medyczne czy pracownicze, można wyposażyć je w prostsze lub bardziej zaawansowane systemy ryglowania drzwi.
Decydując się na zabezpieczenie, możemy dobrać:
- szafki zamykane na klucz spełniające podstawowe wymogi odnośnie bezpieczeństwa,
- szafki certyfikowane z pewnymi systemami zabezpieczeń, które dzielą się na te z klauzulą poufne, tajne lub ściśle tajne – posiadają najczęściej szyfrowe zamki, mają grubszą i trwalszą konstrukcję, a dodatkowo są odporniejsze na zniszczenie, czy ogień.
Dobrze dobrane szafy metalowe na dokumenty powinny być dobrane do indywidualnych potrzeb. Należy zatem wziąć pod uwagę ich funkcjonalność, konstrukcję, estetykę, zabezpieczenia, a także wielkość, która będzie dopasowana do przestrzeni pomieszczeń. Solidne i certyfikowane modele będą inwestycją na lata, a dodatkowo pozwolą przechowywać dokumenty na najwyższym poziomie.
